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7种使用文件管理系统(DMS)的很大优势

2017-8-21 22:41| 发布者: admin| 查看: 1268| 评论: 0

有很多类型的人在办公环境中工作,有些需要沉默才能带出自己的创造力,而有些则喜欢混乱,以激发他们的灵感。虽然这听起来有点真实,但是在人们获得正确的生产力工具来执行工作的专业环境中几乎不起作用。在这篇文章中,我们通过文档管理软件(DMS)强调了管理重要文档的好处。

说实话,在专业环境中工作,无论你尝试多么努力,你都会失去一个重要的文件,然后浪费时间来照顾它。然后,你的朋友或同事,告诉你一个最不屑一顾的语气:“退出搜索,你会发现它,当它决定出现。

并且猜测什么是最令人沮丧和令人惊讶的部分是他们结束了对。当你停止寻找它的时候,那个东西将会在你面前躺在一堆其他的文件上,你可能在寻找文件时倒过来。

现在,如果这个文件不是生死攸关的事情,或者对于企业来说至关重要的话,这是你可以笑的情况。如果一个文件如此重要,如果您的团队需要立即开始工作,因为该项目是时间敏感的?如果这是一个可以帮助一个挣扎的公司从昂贵的诉讼呢?还是政府授权关闭?

这是文件管理系统DMS绝对必要的地方。

什么是文件管理系统(DMS)? 
许多人不知道文件管理系统是什么,所以这里是一个简短的介绍:

“文件管理包括您的业务使用的程序和流程,以便定期存储,捕获和保护和保存信息,这是通过使用文档管理软件可以简化的过程。”

文件管理系统使得企业将数字文件和纸张结合成单个集线器成为名片,物理文档,扫描和数字格式非常简单。支持的文件格式可以在Excel电子表格,电源点,单词文档,PDF文件和演示文稿等等范围内。

文件管理系统的基本组成如下:

?签入/签出 
?文档存储 
?安全和正确的访问控制 
?同时编辑协调 
?版本控制 
?检索和搜索 
?审核跟踪 
?分类和索引 
?注释

除了帮助树木保持根深蒂固,保护环境免受洪水,污染和山体滑坡等经济和健康危害之外,还将以云为基础

除了保持树木正常,保护环境免受卫生和经济灾害(如污染,山体滑坡和洪水)外,采用云端文档管理软件解决方案具有很多优势。以下是其中的一些:

1. 文档库 
基于云的文档管理系统作为所有必需文件的中心源,可以与您的同事一起查看,更改,访问和共享。您宝贵的时间几个小时不要浪费时间,试图搜索文件夹来查找单个文档。

2. 文件安全 
当您的文件没有以正确的方式进行管理时,有可能信息可能会出错。敏感和重要的文件如果落在错误的手中可以带来不能改变的损害。DMS解决方案可帮助您解决此问题,并保存您的机密文档。在洪水或火灾的情况下,基于云的DMS可以确保您的数据完好无损,并且不会从地球上抹去。

3. 随时随地访问 
使用基于云的软件解决方案,您可随时随地访问文件和文档,无论使用何种设备。当您与位于其他地方或远程工作的团队成员开展项目时,这是非常方便的。

4. 与第三方软件合并 
应用程序集成是另一种漂亮的冗余数据输入功能,能够在不同的平台之间提供无缝的信息流。它不仅节省了时间,而且保持了数据的准确性和完整性。一些DMS解决方案还支持邮件合并,使您能够直接将文件和文档发送给同事,合作伙伴和客户。

5. 更好的组织 
为了标记您的文件和文件的类别,标签,元数据和子类别,它们变得非常容易找到,组织和检索以备将来使用。使用适当关键字的搜索可以在几秒钟内获得结果。

6. 时间和成本效率 
员工效率节省时间。商业智慧,因为节省的时间是节省的钱。这就是文件管理系统所提供的功能,节约了时间,节省了成本。

7. 文件共享

使用DMS,用户无论他们位于何处,都可以与同事协作并共享文档和文件。他们控制谁共享文档,文件可以通过链接共享或在网络上发布或作为受密码保护的文件发送。


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