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Debunking常见文件管理神话

2017-8-20 17:48| 发布者: admin| 查看: 319| 评论: 0

文件管理(缩写DM)有很多误解,使企业能够将其转换为电子文档。让我们将神话与事实分开,以便您做出明智的决定。

神话#1:文件管理太贵了

各种规模的企业都在寻求削减成本,而不是花更多的钱在他们已经在做的事情上。一个常见的误解是,文档管理系统太贵了,不值得投资。但恰恰相反,这些系统实际上节省了企业的时间,金钱和资源。每个层级的员工都花费三分之一的时间来寻找文件,并重新创建丢失或错误的文件。这些时间加起来损失了资金和生产力。使用DM,只需几次点击即可使用任何文档,并将搜索的时间缩短到几分钟。您的公司开始为文档流程节省资金,员工花费更多的时间来完成任务关键任务。

神话#2:无纸化不可能为我们的事业

许多办公室和行业 - 法律,医疗等 - 都依赖于纸质文件和记录,他们认为他们不会逃避纸张堆积。但这就像拒绝去看医生,因为你有太多的健康问题。文档管理旨在通过减少对纸张的依赖来改进工作流程,而不是从业务的各个方面消除纸张。

神话#3:纸是更可靠和安全的

纸质文件的有形性导致许多人相信他们是更稳定和可靠的媒介。但是,对于需要这些文件的人来说,纸张文件也经常无法访问。有时候,另一位同事拥有您需要的文件,或者您正在寻找的文档丢失或被遗漏。这不是可靠性。数字文档更容易找到,索引和共享。此外,纸质文件容易被盗,丢失和自然灾害。一旦纸质文件消失,它将永远消失。但是,数字文档被正确备份并可以被保护以防止未经授权的访问。

神话#4:我们没有IT人员来维护文件管理系统

数字系统旨在使业务流程更快更轻松。他们也是用户友好的,所以在很少的培训下,办公室里的每个人都能够有效地使用系统。不需要专门的IT人员来支持您的文档管理系统。

在事实评估的基础上,文档管理的好处将很容易对您的业务产生积极的影响,同时降低成本,提高效率和增强信息安全。

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